Tietosuojaseloste – rekrytointi

1. Rekisterinpitäjä

Paalu Partners Group Oy konserniyhtiöineen. Tietosuoja-asiat: tietosuoja@paalupartners.fi. Rekrytointi: rekrytointi@paalupartners.fi.

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

• Hakemuksen käsittely ja valinta – toimenpiteet ennen työsopimuksen tekemistä hakijan pyynnöstä (6 art. 1 b).
• Talenttipooli ja yhteydenotot tulevista tehtävistä – suostumus (6 art. 1 a). Suostumuksen voi perua milloin tahansa.
• Hakijatili – hakijan pyyntö (6 art. 1 b). Tili on vapaaehtoinen; hakemuksen voi lähettää ilman tiliä.
• Oikeusvaateiden laatiminen ja puolustaminen sekä lakisääteiset velvoitteet, esimerkiksi yhdenvertaisuuslaki ja tasa-arvolaki (6 art. 1 c ja f).

3. Käsiteltävät tiedot

Nimi, sähköposti, puhelinnumero, haettu tehtävä ja toimipaikka, hakemuksen kysymysten vastaukset, saatekirje, CV ja muut liitteet, suostumukset, rekrytoinnin vaihe, arvio ja rekrytoijien muistiinpanot. Hakijatilistä lisäksi profiilin tiedot, työpaikkavahdin valinnat ja kirjautumisajat. Hakijatilillä ei ole salasanaa. Pyydämme, ettet lähetä terveystietoja, henkilötunnusta tai muita erityisiä tietoja.

Tietoja kerätään hakijalta itseltään. Henkilö- ja soveltuvuusarviointeja tai luotettavuusselvityksiä tehdään vain hakijan suostumuksella ja lain mukaisesti (laki yksityisyyden suojasta työelämässä).

4. Säilytysajat ja automaattinen poisto

Tiedot poistetaan automaattisesti joka yö, kun säilytysaika on kulunut hakemuksen viimeisestä tapahtumasta (lähetys, hakijan muokkaus tai rekrytoinnin vaiheen muutos):

• Hakemus, joka ei johtanut työsuhteeseen: 12 kuukautta, kuitenkin aikaisintaan haun päätyttyä. Aika kattaa syrjintäkieltoon perustuvan vuoden kanneajan.
• Talenttipooli ja avoimet hakemukset (suostumus): 24 kuukautta. Saat sähköpostin 30 päivää ennen poistoa ja voit jatkaa säilytystä.
• Valitun hakijan hakemus: 6 kuukautta; työsuhteen tiedot siirtyvät henkilöstöhallintoon (vuorot.paalupartners.fi) omalla selosteellaan.
• Hakijatili ilman hakemuksia: poistetaan, kun tiliä ei ole käytetty 24 kuukauteen; ilmoitus 30 päivää ennen.
• Hakemuksen tiedostot poistetaan hakemuksen mukana. Palvelimen varmuuskopiot uusiutuvat 14 päivässä, joten poistettu tieto häviää myös niistä viimeistään 14 päivän kuluttua.
• Palvelimen tekniset lokit (IP-osoite, selain) säilytetään 14 päivää tietoturvan vuoksi.

5. Vastaanottajat ja siirrot

Tietoja käsittelevät vain rekrytointiin osallistuvat konsernin työntekijät. Käsittelijät: Hetzner Online GmbH (palvelin ja varmuuskopiot, konesali Helsingissä) ja Microsoft Ireland Operations Ltd (sähköpostien lähetys, henkilöstön kirjautuminen). Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle eikä luovuteta markkinointiin.

6. Oikeutesi

• Oikeus saada pääsy tietoihin ja siirtää ne: hakijatililtä Lataa omat tietoni tai pyyntö sähköpostilla.
• Oikeus oikaista tietoja: hakijatililtä tai sähköpostilla.
• Oikeus poistaa tiedot: hakijatililtä voit perua hakemuksen tai poistaa koko tilin tietoineen heti. Ilman tiliä pyyntö sähköpostilla.
• Oikeus perua suostumus ja vastustaa käsittelyä sekä rajoittaa sitä.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Emme tee hakijoista automaattisia päätöksiä tai profilointia.

7. Tietoturva

Yhteydet on salattu (HTTPS). Hakemusten liitteet tallennetaan palvelimelle verkosta suoraan saavuttamattomaan hakemistoon ja ne avautuvat vain kirjautuneille rekrytoijille. Henkilöstö kirjautuu organisaation Microsoft-tilillä. Hakijat kirjautuvat sähköpostiin lähetettävällä kertakäyttöisellä linkillä, joten salasanoja ei tallenneta lainkaan. Palvelinta valvotaan jatkuvasti ja se päivittyy automaattisesti.

8. Evästeet

Sivusto käyttää vain toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä (istunto ja lomakkeiden suojaus). Analytiikka- tai mainosevästeitä ei käytetä.